Cómo usar Gmail

Una profesora te explica a cómo usar Gmail, desde la creación de cuenta hasta el último detalle ¡Descubre todas sus funcionalidades!

En esta clase os vamos a enseñar a crear una cuenta y a cómo usar Gmail para sacarle todo el partido. ¡Quédate hasta el final para descubrir sus principales funcionalidades!

Cómo crear una cuenta de Gmail

Para empezar a utilizar Gmail necesitamos una cuenta. Para crearla, entraremos en Gmail y le daremos a “Crea una cuenta”.

Cómo crear cuenta en Gmail
Crear una cuenta en Gmail

Lo siguiente será rellenar los datos que nos pide Google y crear nuestro nombre de usuario. ¡Importante! Leed siempre la letra pequeña para evitar sorpresas desagradables. Recordemos que si el servicio es “Gratis” es porque Google quiere comerciar con nuestros datos o bien vendernos sus propios servicios. En esta clase os vamos a explicar cómo lo hacen, para que así seáis críticos con las tecnologías que utilizáis.

Cómo crear cuenta en Gmail
Crear una cuenta en Gmail

Cómo acceder a Gmail

Una vez tengas tu cuenta creada puedes acceder a Gmail desde cualquier dispositivo. Es decir, puedes hacerlo desde tu ordenador utilizando Chrome, Firefox o cualquier otro navegador pero también puedes descargar la App de Gmail en tu teléfono móvil.

Es importante que tengáis a mano siempre vuestro nombre de usuario y contraseña para poder acceder ¡Que no se os olviden! Es muy complicado recuperar una cuenta si perdéis el nombre de usuario y la contraseña, así que tenéis que tenerlos siempre a buen recaudo.

Acceder a Gmail
Acceder a Gmail

La interfaz de Gmail

La interfaz de Gmail parece extremadamente sencilla pero esconde multitud de funcionalidades que nos harán la vida más sencilla. Entre los elementos a destacar tenemos:

  1. Redactar
  2. Buscar correo
  3. Distintas carpetas donde se almacenan los correos
  4. Etiquetas
  5. El servicio de ayuda
  6. Configuraciones
  7. Conexión con otras Apps
Interfaz en Gmail
Interfaz en Gmail

Cómo crear y enviar correos

Empezaremos con la funcionalidad más básica de Gmail utilizando el botón “Redactar”. Al hacer clic, aparecerá una pestaña de “Mensaje nuevo”.

Crear y enviar correos en Gmail
Crear y enviar correos en Gmail

En el campo “Para” añadiremos el correo del destinatario. Si lo deseamos podemos utilizar “Cc” (para poner a otros usuarios en copia) o “CCO” (para poner a otros usuarios en copia oculta). ¡Ojo con esto! no os podéis imaginar la de personas que ponen en copia multitud de correos sin añadirlos en copia oculta. Recordad que tenéis que cumplir con la ley de protección de datos de vuestro país y que el correo puede ser considerado como un dato personal.

Podemos además añadir un asunto, el cuerpo del mensaje y darle a enviar. Como véis se puede cambiar el aspecto de las tipografías, añadir adjuntos, enlaces, emojis, imágenes, firmas, etc.
Cuando nos llegue un correo, es importante comprobar el emisor del mismo para evitar prácticas de phishing o en castellano suplantación de identidad. El phishing es una técnica con la que un emisor se hace pasar por una persona, empresa o servicio de confianza, para manipularla y hacer que realice acciones que no debería realizar como, por ejemplo, proporcionar las contraseñas de una cuenta bancaria.

Crear y enviar correos en Gmail
Crear y enviar correos en Gmail

También nos ha pasado que al contestar un correo, el usuario le ha dado a “responder a todos” y nos ha llegado un correo que no iba destinado a nosotros sino a otro destinatario. Es mejor comprobar siempre a quien estamos respondiendo.

Crear y enviar correos en Gmail
Crear y enviar correos en Gmail

Cómo adjuntar archivos

Hay 2 maneras de adjuntar archivos en Gmail y ambas “consumen” el espacio de 15 GB que nos da Google de forma “gratuita”.

La primera es adjuntar un archivo directamente desde nuestro ordenador:

Cómo adjuntar archivos en Gmail
Cómo adjuntar archivos en Gmail

Si el archivo es demasiado grande, podemos además subirlo a Google Drive y compartir el enlace desde ese mismo correo:

Cómo adjuntar archivos en Gmail
Cómo adjuntar archivos en Gmail

No obstante, recordad que tenemos 15 GB de almacenamiento gratis y que si nos pasamos de dicho límite podemos empezar a no recibir correos, porque no nos caben. Esta es la manera que tiene Google de monetizar su servicio. Gmail es un modelo “freemium”. Es decir, es gratis para probarlo pero llegará un momento en que tengamos que pagar y este será cuando consumamos el almacenamiento.

Para solventar esto podemos ir al siguiente enlace:

Cómo adjuntar archivos en Gmail
Cómo adjuntar archivos en Gmail

Y comprobar dónde estamos almacenando más datos para proceder a borrarlos:

Cómo adjuntar archivos en Gmail
Cómo adjuntar archivos en Gmail

Podemos además alquilar almacenamiento extra dentro del propio Gmail. Nosotras lo hacemos, ya que nos resulta muy cómodo utilizar diversas herramientas Google y las utilizamos de forma profesional.

No obstante, si no queréis pagar podéis utilizar otros servicios para enviar archivos como por ejemplo WeTransfer.

Buscar correos

Para buscar correos podemos utilizar la barra superior. Si abrimos los filtros personalizados encontraremos multitud de opciones.

Buscar correos en Gmail
Buscar correos en Gmail

Ajustes rápidos

En la sección de ajustes rápidos podemos revisar la vista de Gmail, cambiar el tema de visualización, seleccionar el tipo de bandeja de entrada, el panel de lectura y la vista de conversación.

Ajustes rápidos en Gmail
Ajustes rápidos en Gmail

Ajustes avanzados

Como siempre, es en ajustes avanzados donde encontraremos la buena mierda. Es decir, donde podremos configurar a tope nuestro Gmail para ser más productivos en nuestro dia a dia. Dichos ajustes disponen de:

  • Ajustes generales
  • Etiquetas
  • Recibidos
  • Cuentas e importación
  • Filtros y direcciones bloqueadas
  • Reenvío y correo POP/IMAP
  • Complementos
  • Chat y Meets
  • Avanzadas
  • Sin conexión
  • Temas
Ajustes avanzados en Gmail
Ajustes avanzados en Gmail

No nos meteremos a explicar todo porque sino no terminaríamos nunca pero destacaremos 3 funcionalidades que para nosotros son importantísimas.

Utilizar un correo corporativo en Gmail

A lo mejor queremos utilizar Gmail como herramienta de gestión de correos pero no queremos que nuestro correo termine en gmail.com sino con nuestro dominio (por ejemplo seosve.com).

Para conseguirlo, podemos crear un correo en nuestro hosting (por ejemplo en el de nuestro patrocinador Sered.net) e importarlo directamente a la sección “Cuentas e importación”. La configuración depende de los datos que nos proporcione nuestro servidor.

Ajustes avanzados en Gmail
Ajustes avanzados en Gmail

Crear una firma

En “General” encontraremos el apartado de firmas, donde podremos asignar una firma a cada uno de los correos que gestionamos.

Crear firma en Gmail
Crear firma en Gmail

Utilizar plantillas

Si como nosotros os pegáis una buena parte de vuestro día escribiendo correos y en muchas ocasiones tenéis que escribir siempre lo mismo os recomendamos habilitar las “plantillas” en Ajustes avanzados.

Plantillas en Gmail
Plantillas en Gmail

Esto os permitirá convertir cualquier correo en una plantilla para evitar tener que redactarlas de nuevo o copiarlas y pegarlas.

Plantillas en Gmail
Plantillas en Gmail

Bandejas de correo en Gmail

En la parte izquierda encontraremos varias bandejas de correo, que organizan los correos entrantes dependiendo de:

  • Recibidos
  • Destacados
  • Pospuestos
  • Enviados
  • Borradores
  • Importantes
  • Chats
  • Programados
  • Spam
  • Papelera
Bandeja de correo en Gmail
Bandeja de correo en Gmail

Categorías

Las categorías se corresponden con las bandejas que nos salen en la página de recibidos. Vemos que tenemos mensajes sociales, notificaciones, foros y promociones.

Categorías en Gmail
Categorías en Gmail

Etiquetas

Se trata de otro sistema de ordenación dentro de Gmail que podemos utilizar si nos llegan una gran cantidad de correos.

Etiquetas en Gmail
Etiquetas en Gmail

Revisar la carpeta de SPAM

Gmail dispone de un potente filtro antispam que en ocasiones se vuelve un poco loquis. Es recomendable ir revisando cada cierto tiempo dicha carpeta por si algún correo importante se ha colado ahí.

Revisar spam en Gmail
Revisar spam en Gmail

Añadir contactos

Además de todas las funcionalidades anteriores podemos añadir contactos desde esta sección. Hacer click nos llevará a otra herramienta de Google, desde donde podremos eliminar contactos en bloque, importar, exportar y un largo etcétera.

Añadir contactos a Gmail
Añadir contactos a Gmail
Trabaja en el sector del Marketing Digital desde 2007 y cuenta con estudios reglados de marketing digital, educación, diseño gráfico-web y branding. Actualmente se dedica a gestionar proyectos, dar clases y estudiar un Doctorado en Tecnologías de la Información.

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