En esta clase os vamos a enseñar a crear una cuenta y a cómo usar Gmail para sacarle todo el partido. ¡Quédate hasta el final para descubrir sus principales funcionalidades!
Cómo crear una cuenta de Gmail
Para empezar a utilizar Gmail necesitamos una cuenta. Para crearla, entraremos en Gmail y le daremos a “Crea una cuenta”.
Lo siguiente será rellenar los datos que nos pide Google y crear nuestro nombre de usuario. ¡Importante! Leed siempre la letra pequeña para evitar sorpresas desagradables. Recordemos que si el servicio es “Gratis” es porque Google quiere comerciar con nuestros datos o bien vendernos sus propios servicios. En esta clase os vamos a explicar cómo lo hacen, para que así seáis críticos con las tecnologías que utilizáis.
Cómo acceder a Gmail
Una vez tengas tu cuenta creada puedes acceder a Gmail desde cualquier dispositivo. Es decir, puedes hacerlo desde tu ordenador utilizando Chrome, Firefox o cualquier otro navegador pero también puedes descargar la App de Gmail en tu teléfono móvil.
Es importante que tengáis a mano siempre vuestro nombre de usuario y contraseña para poder acceder ¡Que no se os olviden! Es muy complicado recuperar una cuenta si perdéis el nombre de usuario y la contraseña, así que tenéis que tenerlos siempre a buen recaudo.
La interfaz de Gmail
La interfaz de Gmail parece extremadamente sencilla pero esconde multitud de funcionalidades que nos harán la vida más sencilla. Entre los elementos a destacar tenemos:
- Redactar
- Buscar correo
- Distintas carpetas donde se almacenan los correos
- Etiquetas
- El servicio de ayuda
- Configuraciones
- Conexión con otras Apps
Cómo crear y enviar correos
Empezaremos con la funcionalidad más básica de Gmail utilizando el botón “Redactar”. Al hacer clic, aparecerá una pestaña de “Mensaje nuevo”.
En el campo “Para” añadiremos el correo del destinatario. Si lo deseamos podemos utilizar “Cc” (para poner a otros usuarios en copia) o “CCO” (para poner a otros usuarios en copia oculta). ¡Ojo con esto! no os podéis imaginar la de personas que ponen en copia multitud de correos sin añadirlos en copia oculta. Recordad que tenéis que cumplir con la ley de protección de datos de vuestro país y que el correo puede ser considerado como un dato personal.
Podemos además añadir un asunto, el cuerpo del mensaje y darle a enviar. Como véis se puede cambiar el aspecto de las tipografías, añadir adjuntos, enlaces, emojis, imágenes, firmas, etc.
Cuando nos llegue un correo, es importante comprobar el emisor del mismo para evitar prácticas de phishing o en castellano suplantación de identidad. El phishing es una técnica con la que un emisor se hace pasar por una persona, empresa o servicio de confianza, para manipularla y hacer que realice acciones que no debería realizar como, por ejemplo, proporcionar las contraseñas de una cuenta bancaria.
También nos ha pasado que al contestar un correo, el usuario le ha dado a “responder a todos” y nos ha llegado un correo que no iba destinado a nosotros sino a otro destinatario. Es mejor comprobar siempre a quien estamos respondiendo.
Cómo adjuntar archivos
Hay 2 maneras de adjuntar archivos en Gmail y ambas “consumen” el espacio de 15 GB que nos da Google de forma “gratuita”.
La primera es adjuntar un archivo directamente desde nuestro ordenador:
Si el archivo es demasiado grande, podemos además subirlo a Google Drive y compartir el enlace desde ese mismo correo:
No obstante, recordad que tenemos 15 GB de almacenamiento gratis y que si nos pasamos de dicho límite podemos empezar a no recibir correos, porque no nos caben. Esta es la manera que tiene Google de monetizar su servicio. Gmail es un modelo “freemium”. Es decir, es gratis para probarlo pero llegará un momento en que tengamos que pagar y este será cuando consumamos el almacenamiento.
Para solventar esto podemos ir al siguiente enlace:
Y comprobar dónde estamos almacenando más datos para proceder a borrarlos:
Podemos además alquilar almacenamiento extra dentro del propio Gmail. Nosotras lo hacemos, ya que nos resulta muy cómodo utilizar diversas herramientas Google y las utilizamos de forma profesional.
No obstante, si no queréis pagar podéis utilizar otros servicios para enviar archivos como por ejemplo WeTransfer.
Buscar correos
Para buscar correos podemos utilizar la barra superior. Si abrimos los filtros personalizados encontraremos multitud de opciones.
Ajustes rápidos
En la sección de ajustes rápidos podemos revisar la vista de Gmail, cambiar el tema de visualización, seleccionar el tipo de bandeja de entrada, el panel de lectura y la vista de conversación.
Ajustes avanzados
Como siempre, es en ajustes avanzados donde encontraremos la buena mierda. Es decir, donde podremos configurar a tope nuestro Gmail para ser más productivos en nuestro dia a dia. Dichos ajustes disponen de:
- Ajustes generales
- Etiquetas
- Recibidos
- Cuentas e importación
- Filtros y direcciones bloqueadas
- Reenvío y correo POP/IMAP
- Complementos
- Chat y Meets
- Avanzadas
- Sin conexión
- Temas
No nos meteremos a explicar todo porque sino no terminaríamos nunca pero destacaremos 3 funcionalidades que para nosotros son importantísimas.
Utilizar un correo corporativo en Gmail
A lo mejor queremos utilizar Gmail como herramienta de gestión de correos pero no queremos que nuestro correo termine en gmail.com sino con nuestro dominio (por ejemplo seosve.com).
Para conseguirlo, podemos crear un correo en nuestro hosting (por ejemplo en el de nuestro patrocinador Sered.net) e importarlo directamente a la sección “Cuentas e importación”. La configuración depende de los datos que nos proporcione nuestro servidor.
Crear una firma
En “General” encontraremos el apartado de firmas, donde podremos asignar una firma a cada uno de los correos que gestionamos.
Utilizar plantillas
Si como nosotros os pegáis una buena parte de vuestro día escribiendo correos y en muchas ocasiones tenéis que escribir siempre lo mismo os recomendamos habilitar las “plantillas” en Ajustes avanzados.
Esto os permitirá convertir cualquier correo en una plantilla para evitar tener que redactarlas de nuevo o copiarlas y pegarlas.
Bandejas de correo en Gmail
En la parte izquierda encontraremos varias bandejas de correo, que organizan los correos entrantes dependiendo de:
- Recibidos
- Destacados
- Pospuestos
- Enviados
- Borradores
- Importantes
- Chats
- Programados
- Spam
- Papelera
Categorías
Las categorías se corresponden con las bandejas que nos salen en la página de recibidos. Vemos que tenemos mensajes sociales, notificaciones, foros y promociones.
Etiquetas
Se trata de otro sistema de ordenación dentro de Gmail que podemos utilizar si nos llegan una gran cantidad de correos.
Revisar la carpeta de SPAM
Gmail dispone de un potente filtro antispam que en ocasiones se vuelve un poco loquis. Es recomendable ir revisando cada cierto tiempo dicha carpeta por si algún correo importante se ha colado ahí.
Añadir contactos
Además de todas las funcionalidades anteriores podemos añadir contactos desde esta sección. Hacer click nos llevará a otra herramienta de Google, desde donde podremos eliminar contactos en bloque, importar, exportar y un largo etcétera.
