En esta clase os vamos a enseñar a utilizar Google Docs y a sacarle todo el partido. ¡Quédate hasta el final para descubrir sus principales funcionalidades!
Crear archivos desde Drive
En clases anteriores ya os hemos enseñado a crear una cuenta de Gmail y a acceder a Google Drive. Para recapitular, una vez dentro de la cuenta, desde “Nuevo” podemos crear documentos de Google, Hojas de cálculo, presentaciones, formularios…
El archivo se nos abrirá en una ventana nueva y podremos modificarlo como queramos. Los documentos creados por Google pueden utilizarse en el escritorio, como estáis viendo en este tutorial o en aplicaciones de Google de SmartPhones y Tablets.
Documentos
Este programa online (por llamarlo de alguna manera) tiene las principales funcionalidades de un programa de edición de documentos al uso, con algunas funcionalidades especialmente interesantes. Las principales secciones son:
- Archivo
- Editar
- Ver
- Insertar
- Insertar
- Herramientas
- Extensiones
- Ayuda
- Otras herramientas
Desde el propio Google Docs podremos además crear un nuevo archivo o utilizar una de las plantillas, abrir un documento que ya tengamos o realizar una copia del que estamos haciendo.
Además de poder añadir texto, copiar, pegar, dar formato y lo típico de un programa de edición nos gustaría destacar las siguientes funcionalidades, que utilizamos mucho y nos parecen muy útiles.
- La posibilidad de añadir eventos de Google Calendar, contactos, archivos de Drive e, incluso, lugares de Google Maps.
- La posibilidad de traducir un documento entero
- La posibilidad de escribir directamente con nuestra voz
- Añadir aplicaciones de Google Workspace Marketplace
Hojas de cálculo
Hojas de cálculo es como el Excel pero 1000 veces mejor. Dispone por defecto de las siguientes funcionalidades:
- Archivo
- Editar
- Ver
- Insertar
- Formato
- Datos
- Herramientas
- Extensiones
- Ayuda
Por supuesto, dispone de las típicas casillas que se utilizan en un excel, donde podemos añadir fórmulas:
Nosotros lo utilizamos mucho, ya que está conectado con algunas herramientas de Google, como Analytics y Search Console. Tal y como pasa con Docs, podemos añadir eventos de Google Calendar, Personas y Archivos.
Pero, además, podremos cargar plantillas, crear formularios y conectar con las aplicaciones anteriormente mencionadas.
Presentaciones
Este sería el equivalente a Powerpoint. Nosotras no lo usamos mucho, ya que preferimos utilizar Canva para las presentaciones.
Las plantillas no están mal, pero molan bastante más las de Canva:
Dispone de las siguientes secciones principales:
- Archivo
- Editar
- Ver
- Insertar
- Formato
- Diapositiva
- Organizar
- Herramientas
- Extensiones
- Ayuda
- Presentación
- Etcétera
Se pueden además añadir notas del orador por voz y algunas de las funcionalidades anteriormente mencionadas.
Formularios
La verdad es que esta herramienta nos mola bastante. La utilizamos cuando hicimos el especial 10k suscriptores para recoger respuestas de nuestros seguidores y montar el programa. Es lo suficientemente sencilla para crear formularios de forma rápida pero incluye interesantes funcionalidades.
Las principales secciones son:
- Temas
- Visualización
- Enviar
- Preguntas
- Respuestas
- Configuración
- Otras opciones
Los temas de los formularios ofrecen algunas opciones de personalización sencillas, pero efectivas:
Dispone de varios tipos de preguntas, que podéis utilizar según vuestras necesidades:
Las respuestas se almacenan y se pueden abrir y cerrar cuando lo preciséis. Se pueden además exportar directamente a una hoja de cálculo de Google:
También se pueden recibir las notificaciones de respuestas nuevas por correo y descargar en csv.
Se pueden convertir los formularios en cuestionarios para asignar puntuaciones, añadir aún más opciones para las respuestas y hacer cambios en la presentación.
Puedes además enviar los formularios por correo, por enlace o mediante embed code.
Compartir archivos
Los archivos se pueden compartir directamente desde Google Drive:
O bien utilizar la sección de compartir que aparece en Archivo:
Descargar archivos
Desde la sección descargar puedes además utilizar diferentes formatos. Hay muchísimos tanto en documentos de Google como en Hojas de cálculo y en presentaciones así que seguro cumplen con las necesidades que tengas.
